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文書管理の重要性

パソコン

企業にとって文書管理はとても重要なことです。何故なら、ほとんどの企業では保管しなければならない文書がたくさんあるからです。管理をしっかりすることで、文書の紛失や情報漏えいを防ぐことになります。また、必要な情報をすぐに引き出すことも、文書管理ではとても重要なポイントです。ところで、紙で管理していた文書をペーパーレス化する企業が増えています。その際に文書管理ソフトが役立つのです。

導入担当者になったら

多くの企業で文書管理ソフトを採用していますが、これから導入を検討するところも少なくありません。もし文書管理ソフト導入の担当者になってしまったら、様々なメーカーの製品をチェックして資料請求することになります。送られた資料を見るとどれも素晴らしいことがあって、文書管理に関する問題を全て解決してくれそうな気になるかもしれません。しかし文書管理ソフトを導入するにあたり、大切なことは導入する目的を明確化することにあります。企業内のどの問題を解決するために、ソフトを導入するのかを明文化して導入すると成功しやすいのです。

管理体制とルールを検討する

文書管理ソフト導入を成功させるためには、管理体制を構築する必要があります。何故なら、決定事項を速やかに実行させるためには体制が不可欠だからです。トップや事務局や実務担当者など、体制組織を整えます。また体制が整ったら、それを維持させるための制度が必要です。体制と制度が整ったら、いよいよ運用ルールを決めていきます。電子ファイル名や保存期間など、取り決めるべきルールはたくさんあります。体制や制度や運用ルールを構築することで、目的に沿った文書管理ソフトシステムができるのです。

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